Pela sua própria natureza, as pequenas e médias empresas (PMEs) precisam ser flexíveis e ter a agilidade suficiente para serem capazes de antecipar e de se adaptarem a alterações de mercado e contextos económicos imprevisíveis, independentemente dessas mudanças acontecerem apenas localmente ou a nível global. Se uma PME não conseguir responder rapidamente à dinâmica de mudança dos mercados, correrá o risco de perder negócio ou mesmo colocar em risco a sua própria sobrevivência.

As empresas precisam tomar decisões para investirem na melhoria das suas operações, bem como para responderem melhor aos desafios do seu crescimento, da concorrência e das normas regulamentares. Os líderes destas empresas sabem que a chave para a gestão bem sucedida do seu negócio reside na gestão do crescimento mantendo os custos controlados.

Neste contexto, muitos dos gestores de PMEs questiona-se sobre quando será a altura mais adequada para concentrarem tempo e recursos em tecnologias de informação (TI) que permitam melhorias operacionais capazes de ter impacto – direta ou indiretamente – no lucro. Na realidade, a melhor altura para determinar quando se deve proceder a alterações nas TI é quando as condições da empresa o impõem. Pode ser quando se muda de instalações, quando se cria um novo canal de vendas, quando se implementa uma nova cadeia de fornecimento, quando se muda o modelo de negócio, quando se entra em novos mercados, quando se regista um crescimento rápido, quando a concorrência se torna mais agressiva, quando se implementam medidas para controlar melhor os relatórios financeiros, quando se tomam decisões para enfrentar tempos de recessão, ou quando se depara com a necessidade de responder a expectativas cada vez mais elevadas dos clientes.

Qualquer uma destas situações, por si só, poderá conduzir a alterações na TI, mas se existir uma convergência de várias, as empresas terão mais argumentos para repensarem a utilidade a longo prazo das soluções de TI em que baseiam a sua atividade. Se as soluções de TI existentes não tiverem as funcionalidades e a capacidade de se adaptarem à dinâmica do mercado, será a altura certa para considerar a mudança, de modo a melhorar as operações e o desempenho financeiro.

Uma nova abordagem

Existem duas abordagens familiares para conseguir implementar essa mudança na TI. Uma delas consiste em adquirir uma solução de software adequada a um fornecedor ou parceiro de mercado. A outra consiste em recorrer a um integrador de sistemas para escolher e instalar o software e integrá-lo com outras soluções já existentes. Ambas as abordagens envolvem a compra de software, o pagamento da manutenção anual, a implementação e integração do mesmo, bem como as tarefas necessárias para manter esse software pronto a ser utilizado, incluindo a sua manutenção ao longo do tempo.

Felizmente existe ainda uma terceira abordagem, que tem se tornado um fenômeno de mercado. Trata-se do software as a service (SaaS). Esta alternativa tem sido amplamente publicitada e permite que as empresas adquiram, utilizem e paguem apenas pela funcionalidade de negócio. As características mais apregoadas do SaaS são a grande rapidez de implementação e os baixos custos iniciais de aquisição. Não admira, portanto, que seja uma alternativa adoptada cada vez mais por uma grande variedade de empresas em todo o mundo.

O SaaS é adquirido normalmente “por usuario, por mês”, dispensando assim grandes investimentos iniciais para o licenciamento do software. Normalmente também são negociados acordos que fornecem descontos com base numa utilização anual ou multianual, o que reduz ainda mais os custos das PMEs que optam por esta alternativa. Com a opção pelo SaaS, as empresas não pagam palas licenças – como acontece na aquisição tradicional do software. Pagam apenas pelos usuarios que precisam realmente de utilizar o software no seu trabalho do dia-a-dia.

A vantagem mais significativa do SaaS reside no facto de ser um recurso de negócio completamente escalável e que não requer grandes gastos de capital num dado mento. Por exemplo, se as necessidades de umas empresas aumentarem de forma significativa, será muito fácil adicionar novas licenças de usuario, sem qualquer preocupação com a compra de recursos adicionais em termos de hardware, software ou rede. Também não existirão preocupações quanto à contratação de técnicos para gerir esse aumento das necessidades.

Vantagens do software as a service

Antes de tomarem qualquer decisão, as empresas deverão considerar cuidadosamente as vantagens do SaaS em termos financeiros, tecnológicos e operacionais. Apresentamos a seguir algumas das mais importantes:

a) Reduções de tempo

O SaaS caracteriza-se por uma instalação rápida, pelo que o software envolvido pode ser integrado rapidamente nos processos de trabalho. Os ganhos de tempo são muito grandes comparativamente às formas tradicionais de aquisição e implementação de software. 

Depois de adquiridas as licenças de utilização, a possibilidade de utilização real do software pela empresa não demorará normalmente mais do que alguns dias ou semanas. Recorde-se que, no caso das aquisições tradicionais de software, as empresas só começam a utilizá-lo na prática, regra geral, alguns meses depois de o terem adquirido.

A grande vantagem desta redução do tempo reside no facto das empresas poderem começar a obter os benefícios da utilização do software muito mais cedo. Consequentemente, o retorno do investimento também é muito mais rápido.

b) Redução de custos

O SaaS não exige grandes investimentos iniciais, algo que num contexto de recessão como o atual facilita as questões financeiras das empresas. As PMEs com orçamentos e suporte de TI limitados verão no SaaS uma alternativa muito mais adequada às suas necessidades do que a compra tradicional de software.

c) Inovação continua

Em vez das tradicionais atualizações de software realizadas duas vezes por ano, as soluções SaaS podem ser melhoradas e atualizadas em espaços de tempo mais curtos e de forma contínua. Paralelamente, as grandes alterações (novas versões) poderão ser lançadas anualmente, consolidando assim todas as melhorias anteriores. Os utilizadores de soluções SaaS também não terão que se preocupar com a dúvida de saber se uma nova versão ou atualização lhes irá colocar problemas de sistema, ou se irão atrasar o seu trabalho com os testes antes da transição completa para a nova versão ou atualização. O fornecedor SaaS assume essa responsabilidade antecipadamente e sem prejudicar o trabalho nas empresas suas clientes.

d) Maior capacidade de adaptação

Tem vindo a tornar-se cada vez mais fácil adaptar as soluções SaaS às necessidades das PMEs. Muitas vezes, estas soluções disponibilizam capacidades de configuração fáceis de utilizar, permitindo que pessoas sem qualquer competência em programação consigam modificar os seus processos de negócio. Para grande parte das PMEs, a configuração poderá ser uma abordagem mais apropriada, devido à sua simplicidade e baixo custo (não são necessários programadores).

e) Redução dos recursos técnicos

Uma das vantagens do SaaS menos apregoadas é provavelmente o facto de exigir muito menos recursos técnicos do que a aquisição tradicional de software. No entanto, esta é uma enorme vantagem para as PMEs. Paralelamente, ao disporem das competências técnicas do fornecedor SaaS – que deverá dispor de recursos competentes e de tecnologia de topo – as pequenas e médias empresas poderão tirar partido dos desenvolvimentos tecnológicos mais recentes e de recursos técnicos de vanguarda que de outro modo não conseguiria ter nem suportar. Desta forma, as PMEs podem ter acesso á tecnologia mais recente sem terem que a gerir.

f) Concentração apenas no negócio

Sem a necessidade de terem que gerir a vertente das tecnologias de informação (hardware, software, redes e técnicos), as PMEs que recorrem a soluções SaaS ficam livres para se concentrarem apenas no seu negócio. O SaaS surge assim como uma forma de proceder ao outsourcing dos aspectos onerosos dos sistemas de TI necessários para a atividade de qualquer empresa.

Tomar a decisão correta

Apesar do que foi dito ao longo dessetexto, o SaaS poderá não ser a melhor resposta às necessidades de todas as PMEs. Existem várias situações em que a escolha pela compra tradicional de software é a mais adequada. Por exemplo, se existirem regulamentações a exigir que os dados geridos pela empresa se mantenham atrás do seu firewall e o fornecedor SaaS não consegue tornar isso possível.

Pelo contrário, o SaaS deverá ser considerado quando as empresas têm limitações em termos financeiros e de suporte de TI, bem como quando dispõem de uma forma de trabalho distribuída, dado que o SaaS permite a gestão do crescimento, das responsabilidades regulamentares e da concorrência sem a necessidade de lidar com as questões de TI. No atual ambiente economico caracterizado por grande volatilidade, em que as empresas enfrentam maiores desafios e em que a sua sobrevivência depende da sua capacidade para serem lucrativas, para crescerem e para se adaptarem rapidamente, o SaaS é cada vez mais a melhor resposta.

Baseado num texto da associação Technology Evaluation Centers com o título “How Small and Midsize Businesses Reap Benefits by Using Software as a Service”.