É comum encontrarmos clientes que tem necessidades mas que não conseguem expressar essas necessidades de forma clara. Para podermos explorar e entender as reais necessidades do cliente, existem técnicas de levantamento de dados que podemos utilizar para extrair os requisitos e recursos necessários para o desenvolvimento do projeto.

As principais técnicas de extração de informações são:

Entrevistas

Técnica de levantamento pessoal e válida quando fazemos de forma individual, consiste numa conversa informal e por isso o ambiente é algo fundamental para o seu sucesso.

Uma entrevista para acontecer tem que ser efetuada num ambiente tranquilo e que transmita confiança para ambos.

O Agendamento dessa entrevista deve ser efetuado com antecedência onde além de se marcar a data e o local tem que se deixar claro os assuntos abordados.

Não se deve delimitar as perguntas no questionário, mas sim determinar a informação que deve ser abordada nessa entrevista, a sequência de assuntos que vão levar a essa informação e o roteiro ordenando os assuntos para chegar a essa informação.

Para a entrevista acontecer de uma forma tranquila você deve transmitir confiança e deixar o entrevistado a vontade, para isso devemos seguir algumas regras simples:

• Adequar meu discurso a linguagem do entrevistado, ou seja, utilizar um vocabulário compreensivel ao cliente;
• Adequar minha roupa, no momento da entrevista, ao ambiente de trabalho do cliente, afinal, além da linguagem verbal, a corporal conta muito para criar um vínculo de confiança entre o entrevistado e entrevistador;
• Pontualidade acima de tudo, afinal de contas, se o cliente disponibilizou um certo tempo de seu dia para te atender é nossa obrigação cumprir o horário estipulado. Confiança é algo que se conquista em pequenas atitudes;
• Em nenhum momento deve-se contradizer ou discutir com o cliente, a não ser que aquela rotina analisada seja impossivel de ser automatizada.

Questionário

Diferente da entrevista, essa técnica é interessante quando temos uma quantidade grande de pessoas para extrair as mesma informações, por exemplo, quando precisamos automatizar um departamento com vários funcionários. Nesse caso, articular horários e diponibilidades de todos pode inviabilizar a entrevista, além disso, o tempo que se demora pra efetuar uma boa entrevista torna o processo lento demais impissibilitando o desenvolvimento do mesmo.

Para esses casos o questionário é a técnica mais indicada pois o tempo de execução é muito menor que na entrevista.

Um questionário é composto de um conjunto de questões que induzem a uma informação, essas questões podem ser elaboradas de duas maneiras:

1. Questões abertas: São questões de respostas dissertativas onde o pesquisado tem liberdade de escrever o que achar conveniente, esse tipo de questão é interessante por resultar em respostas mais ricas porém a tabulação dessas informações podem dificultar o processo. EX: Como funciona o processo de venda na sua empresa?
2. Questões fechadas: São questões de respostas alternativas onde o pesquisado assinala a alternativa mais próxima da real. Nesse caso a tabulação fica fácil porém as respostas tendenciosas podem induzir a uma informação incorreta.

Do mesmo modo que o questionário, a entrevista deve ser marcada antecipadamente informando na marcação além do horário de início do processo uma estimativa de tempo para execução do questionário. Por exemplo determinar que um questionário começa na segunda feira as 15:00 e que vai demorar 30 minutos.

Observação Direta

Técnica de levantamento sem contato direto com o cliente. Consiste na visita ao local onde será implantado o sistema, observação e anotação dos dados observados no processo diário do trabalho do cliente. Tem a vantagem de não ter a interferência do cliente, portanto os dados não são manipulados pelo mesmo, então, as informações são colhidas de forma imparcial.

Tem a desvantagem estar disponível ao tempo do usuário. Por exemplo: Se alguma rotina a ser observada for executada quinzenalmenteo levantamento dos dados terá uma pausa desse período então a organização do tempo deve ser focada principalmente na periodicidade das rotinas dos clientes.

Como todas as outras técnicas essa deve ser agendada antecipadamente e se a pessoa que você agendou não for a mesma pessoa que vai ser observada (Se por exemplo eu agendar com o dono da empresa para observar a rotina de uma secretária) a pessoa a ser observada deve ser esclarecida no início da observação.

Durante a observação o desenvolvedor deve evitar influenciar a rotina do cliente para poder ter uma visão imparcial do que está acontecendo.

Analise de Documentos

Todo processo dentro de uma organização possui um processo organizado e formalizado. E mesmo que de forma simplificada possui algum documento de cadastro ou de controle da qualidade desse processo ou rotina. Essa técnica de levantamento consiste na análise desses documentos para extração da informação. Essa análise consiste em duas etapas:

• Análise de arquivos: Utilizada para verificar a organização da empresa. Como são organizadas as pastas, arquivos e toda a estrutura física dentro de uma empresa.
• Análise de documentos: Utilizada para desenvolver um sistema familiar ao usuário. Por exemplo, se existem formulários já utilizados no papel para se cadastrar alguma informação, devemos desenvolver uma versão digital desse formulário mantendo sempre que possivel as estruturas do formulário de papel.

Brainstorming

O brainstorming , é uma tecnica desenvolvida para explorar a potencialidade criativa de um indivíduo ou de um grupo colocando-a a serviço de objetivos pré-determinados.

A técnica propõe que um grupo de pessoas se reúnam e se utilizem das diferenças em seus pensamentos e ideias para que possam chegar a um denominador comum eficaz e com qualidade, gerando assim ideias inovadoras que levem o projeto adiante.

É preferível que as pessoas que se envolvam nesse método sejam de setores e competências diferentes, pois suas experiências diversas podem colaborar com a “tempestade de ideias” que se forma ao longo do processo de sugestões e discussões. Nenhuma ideia é descartada ou julgada como errada ou absurda. Todas as ideias são ouvidas e trazidas até o processo de brainwriting, que se constitui na compilação ou anotação de todas as ideias ocorridas no processo de brainstorming.

Quando se necessita de respostas rápidas a questões relativamente simples, o brainstorming é uma das técnicas mais populares e eficazes.