Redução de gastos através de uma abordagem analítica
Redução de gastos através de uma abordagem analítica
Estamos já há pelo menos 3 anos neste cenário de fraco desempenho econômico mundial, afetado em grande parte pelo arrefecimento da economia europeia. O reflexo direto da economia no mundo corporativo pode ser visto por reduções significativas de taxas de crescimento, senão de decréscimo, de setores outrora pujantes. Traduzindo para a linguagem financeira das empresas, estamos falando em queda de receitas (vendas).
A fórmula do lucro de uma empresa, de uma maneira bem simplificada, pode ser entendida como Lucro = Receita – Custos – Despesas
Se a receita está caindo e a empresa necessita do lucro para se sustentar no mercado (porque se não houver o lucro, os investidores deixam de investir na empresa e passam a investir seu capital no mercado financeiro), a variável de atuação mais direta para a empresa são seus gastos (custos + despesas).
Observem que estou separando o conceito de custos e despesas, um item que muitos gestores ainda não sabem diferenciar. Basicamente e novamente de uma forma simplificada, custos são todos os gastos relacionados diretamente ao processo principal da empresa (no caso de uma fábrica, por exemplo, seriam os gastos relacionados ao processo produtivo) enquanto despesas são os gastos relacionados diretamente às áreas de suporte ao processo principal da empresa, além dos gastos relacionados à área de vendas. O conceito de “gasto” refere-se indistintivamente a um custo ou a uma despesa.
Mas você deve estar se perguntando: por quê a necessidade de separação entre estes dois tipos de gastos? Porque sendo de naturezas diferentes, a abordagem para sua redução também deve ser diferente.
É muito comum em cenários de crise que, em atos de desespero, a alta administração exija uma redução de gastos generalizada. Sem uma abordagem específica e analítica, a redução de gastos solicitada pode apresentar efeitos ainda mais desastrosos do que a crise já existente.
Como exemplos claros de abordagens desastrosas advindas de uma atitude simplista são os cortes generalizados de pessoal: normalmente nestes processos perde-se conhecimento técnico acumulado e pessoas que de fato estavam trabalhando e gerando valor para a empresa. Uma análise criteriosa poderia demonstrar por exemplo que há áreas com pessoal em excesso e áreas com pessoal em falta, sugerindo um reaproveitamento de pessoas que de outra forma seriam dispensadas. Por meio de uma comparação com outras unidades ou mesmo empresas correlatas, uma análise poderia demonstrar também que a empresa possui uma distribuição desproporcional entre pessoas lotadas em áreas de apoio/pessoas lotadas em áreas fim do negócio, causada, por exemplo, por deficiências em processos administrativos ou até mesmo por um ERP ineficiente. Uma análise eficiente poderia demonstrar também um aumento histórico na quantidade de horas-extras realizadas devido a um aumento temporário de demanda. Não seria mais vantajosa a contratação de temporários neste período, por exemplo?
Outro ponto de extrema relevância no entendimento e desenvolvimento de uma abordagem analítica para a redução de gastos é entender que o gasto é sempre formado pela multiplicação de 2 componentes: quantidade e preço. Exemplo: despesas com hospedagem = quantidade de diárias x preço médio da hospedagem. Esta separação é importante porque se eventualmente não conseguirmos trabalhar na redução da quantidade de diárias médias efetuadas anualmente, podemos conseguir trabalhar no preço médio da hospedagem através de ações como acordos com redes hoteleiras, estabelecimento de padrões de reserva, readequação de exigências, etc. Normalmente uma análise criteriosa mostrará oportunidades tanto nos vetores preço e quantidade, multiplicando o potencial de economia.
Uma análise criteriosa de gastos exigirá um entendimento completo de todos os tipos de gastos existentes, separados por similaridade (o conceito de contas contábeis) e para cada tipo, entender completamente sua natureza e seus componentes. Muitas organizações ficarão surpresas ao saber que o problema não é excesso de pessoal e sim descontrole em pequenas ações diárias que geram consumo desnecessário de recursos da empresa e do meio-ambiente.
Por fim, deve-se entender que independente de qualquer cenário de crise existente, a questão de redução de gastos no ambiente corporativo deve ser incorporada e estimulada constantemente na cultura da empresa (me refiro a empresa indistintivamente ao setor privado ou público) de forma que todos estejam pensando, a todo momento, em como gerar mais utilizando menos recursos. Para evitar exageros, deve sempre ser feito de forma muito analítica e ser adotado quase como uma obsessão. Somente desta forma teremos organizações eficientes, sustentáveis e que demonstrem verdadeiro interesse no futuro da nação. Esta talvez seja a parte mais difícil de ser implementada pois a cultura deve vir de um líder forte e não havendo o cenário de crise como estímulo, a tendência natural de acomodação do ser humano sempre dará a impressão que “gastar este pouquinho a mais neste momento bom não fará dano algum”. Como diria um velho amigo meu: “gasto é como unha: se não ficar cortando, crescerá novamente”.