22/06/2012 16:46

Saiba tudo sobre o PAF-ECF, sua importância para qualquer empresa que tenha automação comercial e os requisitos necessários para implantá-lo

1. O que é PAF-ECF?

É o Programa Aplicativo Fiscal que faz a interface com o Emissor Cupom Fiscal. Com esse programa, o Fisco prevê que todas as empresas fornecedoras de soluções de automação comercial estejam devidamente homologadas, garantindo que as transações comerciais que passem por esses sistemas sejam devidamente apuradas.

2. Apenas empresas com faturamento anual acima de R$ 120.000,00 serão obrigadas a se enquadrar no PAF-ECF?

Não. Qualquer empresa que tenha algum tipo de automação será obrigada, independentemente do faturamento.

O valor-base para a obrigatoriedade é de R$ 120.000,00 (cento e vinte mil reais), sendo que todas as empresas a partir desse patamar estão obrigadas a se automatizarem. As empresas com faturamento menor que o estabelecido e que tenham qualquer tipo de automação também estão obrigadas a se enquadrar. Exemplo: um computador no estabelecimento será entendido como automação.

3. Posso utilizar o PAF-ECF em terminais que não possuam uma unidade de disco rígido (HD) para armazenar informações do ECF?

Não. É obrigatório que o PAF-ECF esteja instalado em um equipamento de ponto de venda com unidade de disco para armazenamento das informações de venda. A legislação do PAF-ECF exige que todo equipamento tenha uma forma de armazenar dados, para que, estando ou não conectado em rede, as informações não sejam perdidas. Nas fiscalizações, será checado se, de fato, os dados foram armazenados.

4. A homologação do PAF-ECF será obrigatória em todos Estados?

Sim, praticamente todos, mas em datas diferentes. A homologação será obrigatória a rigor, desde 26 de dezembro de 2008, os Estados podem exigir a obrigatoriedade da Lei.

5. Como saber se meu software de automação comercial esta homologado?

Para você comprovar que a solução de automação comercial em uso está adequada à legislação do PAF-ECF, solicite ao seu fornecedor de solução de automação comercial que lhe apresente o laudo de análise funcional do PAF-ECF e o documento de registro na Secretaria da Fazenda do seu Estado. Observe a data de emissão do laudo e a data de registro na Secretaria da Fazenda.

A segurança que o Fisco busca nesse processo deverá trazer mudanças para esse setor. Estima-se que existam, hoje, aproximadamente 8 mil software houses no Brasil, sendo 94% delas micro e pequenas empresas, as quais deverão sofrer mais com as novas exigências da legislação. Alguns estudos de mercado confirmam que haverá uma retração significativa no número de empresas desenvolvedoras de softwares – daí a necessidade de garantir a contratação de aplicativos de empresas com condições de honrar os contratos e manter alto nível de prestação de serviços.

Se antes os pequenos desenvolvedores podiam protelar o investimento em novas tecnologias e procurar obter o máximo de retorno com o aplicativo comercial já desenvolvido, agora há a necessidade de investimento no curto prazo para homologar o PAF-ECF e manter o negócio em funcionamento dentro das imposições da Lei.

6. Como faço para saber se minha empresa possui um software preparado para aderir ao PAF-ECF?

Questione seu desenvolvedor de soluções de automação sobre o PAF-ECF, oriente-se com seu contador, procure empresas renomadas, com soluções completas.

O primeiro passo que as empresas devem dar é questionar aos seus desenvolvedores de soluções se o sistema atual está preparado para atender às novas regulamentações. Em seguida, convide seu contador a participar desse processo. Busque contratar soluções de empresas que estão preparadas para oferecer soluções completas para sua empresa (hardware, software, capacitação e serviços).

Recomendamos aos contadores que se inteirem sobre a nova legislação e garantam que seus clientes utilizem os aplicativos homologados, orientando-os; caso contrário, o cliente poderá ser multado, e o contador poderá ser responsabilizado, junto da empresa desenvolvedora. Ou seja, todos serão responsabilizados: cliente, contador e desenvolvedor.

Para utilização do Programa Aplicativo Fiscal – Emissor de Cupom Fiscal, foram necessárias alterações Ato COTEPE 06/08, que foram adequadas aos módulos Controle de Lojas e Front Loja.

• Requisito I – PAF-ECF

O Requisito I determina que o PAF-ECF ou Sistema de Gestão (Retaguarda) não deve possibilitar ao usuário possuir informações contábeis diversas daquela que é, por lei, fornecida à Fazenda Pública, conforme inciso V do Art. 2º da Lei 8.137/90.

• Requisito II – Integração entre PDV e Retaguarda

O PAF-ECF deve estar integrado aos Sistemas de Gestão (SG) e Retaguarda para viabilizar a utilização, considerando como integração a capacidade de importar e exportar dados reciprocamente.

• Requisito III – Funcionamento Stand-Alone

O PAF-ECF deve ser instalado de forma a possibilitar o funcionamento do ECF independentemente da rede, ainda que eventualmente a utilize, exceto quando destinado à utilização exclusiva para o transporte de passageiros.

• Requisito IV – Concomitância

a) Permitir a concomitância – Emissão de Cupom Fiscal de forma concomitante;

b) Realizar registros de Pré-Venda; ou

c) Realizar registros de DAV.

• Requisito V – Pré-Venda

Caso esteja configurado para emissão de registro de Pré-Venda, o PAF-ECF deverá atender aos itens e definições do Ato COTEPE 06/08.

A Pré-Venda pode ser definida de acordo com o item II do Ato COTEPE 06/08: “A operação registrada em equipamento de processamento de dados interligado ou integrado ao ECF, ainda que por meio de rede de comunicação de dados, sem a impressão de documento que descreva os itens registrados, realizada por estabelecimento que não adota exclusivamente o auto-serviço, na qual o consumidor, após escolher a mercadoria, recebe um código ou senha de identificação e se dirige ao caixa, onde é efetuado o pagamento, emitido o documento fiscal correspondente e retirada a mercadoria adquirida”.

• Requisito VI – DAV (Documento Auxiliar de Venda)

Caso esteja configurado para emissão de DAV (Documento Auxiliar de Venda), o PAF-ECF deverá atender aos itens e definições do Ato COTEPE 06/08.

O DAV pode ser definido, de acordo com o item III do Ato COTEPE 06/08, como: “O documento emitido e impresso antes de concretizada a operação ou prestação, para atender às necessidades operacionais do estabelecimento usuário de ECF na emissão e impressão de orçamento, pedido, ordem de serviço ou outro documento de controle interno do estabelecimento.

§ 1º – O Documento Auxiliar de Vendas não substitui o documento fiscal e deverá ser utilizado exclusivamente para atender às necessidades operacionais do estabelecimento na emissão de orçamento, pedido, ordem de serviço ou outro documento de controle interno do estabelecimento, antes de concretizada a operação ou prestação”.

• Requisito VII – Menu Fiscal

Em atendimento ao COTEPE 06/08, foi disponibilizado, nos recursos disponíveis em Ações Relacionadas, a opção Menu Fiscal. No Menu Fiscal, algumas opções podem ser impressas ou geradas em arquivo.

• Requisito VIII – Informações do contribuinte no Cupom Fiscal

O PAF-ECF deve disponibilizar os comandos para emissão de todos os documentos nas opções existentes no Software Básico do ECF e para impressão dos seguintes dados no Cupom Fiscal: CPF ou CNPJ, nome e endereço do consumidor.

• Requisito IX – Informações do contribuinte no Cupom Fiscal

O PAF-ECF deve disponibilizar comandos para impressão de informações relativas a sua identificação, representada pelo código de autenticação (MD-5) do principal arquivo executável, localizado no Laudo de Análise Funcional do PAF-ECF. O código será impresso no Cupom Fiscal, em Mensagens Promocionais.

• Requisito X – Emissão de Leitura da Memória Fiscal (LMF)

O PAF-ECF efetuará uma validação antes da Redução Z que verifica a necessidade de emissão da Leitura da Memória Fiscal (lmf), caso a redução seja a primeira do mês.

Caso a condição acima seja satisfatória, a leitura da memória fiscal do mês anterior ao mês corrente será emitida antes da redução.

Para atender a esse requisito, foi retirada a verificação da configuração para a gravação da Redução Z pelo parâmetro MV_LJGRMR. A Redução Z será sempre gravada pelo SIGALOJA, independente do parâmetro.

• Requisito XI – Tabela de Mercadoria e Serviços
• Requisito XII – Emissão de Comprovante Não-Fiscal para operações de Sangria e Suprimento de Caixa

O PAF-ECF deve disponibilizar a tela para registro e emissão de Comprovante Não-Fiscal relativo às operações de retirada e de suprimento de caixa.

• Requisito XIII – Emissão de Comprovante Não-Fiscal em todas as operações não fiscais

O PAF-ECF deve enviar ao ECF um comando de impressão de Comprovante Não-Fiscal em todas as operações não-fiscais que possam ser registradas pelo programa.

• Requisito XIV – Impressão de comprovante de Crédito ou Débito para operações com TEF

Nas operações em que o pagamento for feito com um meio vinculado à emissão do respectivo comprovante de crédito ou de débito, o PAF-ECF deve:

• Enviar ao ECF o comando de impressão de Comprovante de Crédito ou Débito (CCD), para ECF que emite esse documento;

• Enviar ao ECF o comando de impressão de Comprovante Não-Fiscal Vinculado (CNFV), para ECF que não emite CCD;

• Requisito XV – Data e Hora de operação do PAF-ECF

O PAF-ECF deve utilizar como data e hora da movimentação para registro no banco de dados a mesma data e hora impressa no cabeçalho do documento emitido pelo ECF, admitindo somente uma tolerância em minutos entre os registros, limitada a uma hora.

• Requisito XVI – Aviso de erro na indisponibilidade do ECF

Quando a operação não puder ser realizada, o PAF-ECF deve exibir na tela a mensagem de erro retornada pelo software básico do ECF, efetuando o devido tratamento da informação e impedindo o registro.

• Requisito XVII – Contingência

O PAF-ECF deve impedir o seu próprio uso sempre que o ECF estiver sem condições de emitir documento fiscal, devendo disponibilizar, nesse caso, para registro manual, referentes aos documentos fiscais emitidos, ou seja, essa parte da legislação prevê que, se o ECF estiver inoperante, há a possibilidade de registrar no sistema as vendas em que foram preenchidas a mão na nota manual.

• Requisito XVIII – Tabela de Preço e Mercadoria

Na hipótese de disponibilizar uma tela para consulta de preço, o PAF-ECF deve indicar o valor por item ou por lista de itens, sendo o valor unitário capturado da Tabela de Mercadorias e Serviços.

• Requisito XIX – Tabela de Mercadorias e Serviços

O PAF-ECF não pode possuir funções nem realizar operações que viabilizem a impressão de documento fiscal contendo informações divergentes das constantes na Tabela de Mercadorias e Serviços.

• Requisito XX – Geração de arquivo eletrônico para Tabela de Mercadorias e Serviços

O PAF-ECF não pode possuir funções nem realizar operações que viabilizem a impressão de documento fiscal contendo informações divergentes das constantes na Tabela de Mercadorias e Serviços.

• Requisito XXI – Valores negativos na interface de venda

No registro de venda, o PAF-ECF deve recusar valor negativo.

• Requisito XXII – Criptografia da venda bruta e impressão

O PAF-ECF deve garantir que será utilizado com ECF autorizado para uso fiscal, adotando, no mínimo, as seguintes rotinas:

• Não possuir menus de configuração que possibilitem a desativação do ECF;

• Não possuir tela de acesso ao usuário que possibilite configurar o ECF a ser utilizado, exceto quanto à porta de comunicação serial;

• Ao ser inicializado, ao viabilizar o acesso à tela de registro de venda e ao enviar ao ECF comando para abertura de documento fiscal, comparar o valor acumulado no Totalizador Geral (GT) do ECF, conectado nesse momento com o valor correspondente armazenado em arquivo auxiliar criptografado.

• Requisito XXIII – Tratamento para interrupção da venda por falta de comunicação com a impressora fiscal

O PAF deve adotar, no mínimo, um dos procedimentos descritos abaixo ao ser reiniciado, na hipótese de interrupção ou impedimento de uso durante a emissão do Cupom Fiscal:

a) Recuperar na tela de registro de venda os dados contidos no Cupom Fiscal em emissão no ECF e comandar o prosseguimento de sua impressão, mantendo o sincronismo entre os dispositivos;

b) Cancelar automaticamente o Cupom Fiscal em emissão no ECF;

c) Acusar a existência de Cupom Fiscal em emissão no ECF, impedindo o prosseguimento da operação e a abertura de novo documento, devendo disponibilizar como única opção de operação possível o cancelamento do Cupom Fiscal em emissão.

• Requisito XXIV – Geração do Arquivo SINTEGRA

A critério da unidade federada, mediante parametrização, o PAF-ECF deve disponibilizar a função que permite realizar a gravação dos registros relativos às operações de saída, cujo documento fiscal foi emitido pelo ECF, em conformidade com o leiaute estabelecido no Convênio ICMS 57/95, permitindo que os registros sejam gerados pelo SG ou pelo sistema PED, desde que:

• O PAF-ECF esteja integrado ao SG e ao sistema PED, conforme disposto no Requisito II;

• Não haja necessidade de digitação, no sistema, dos dados já registrados pelo PAF-ECF (emissão do cupom fiscal).

• Requisito XXV – Geração do Arquivo Eletrônico de Movimento por Meio do Menu Fiscal

O PAF-ECF deve disponibilizar uma função que permita realizar a gravação de arquivo eletrônico do tipo texto (TXT), em conformidade com o leiaute e com as especificações estabelecidas no Anexo VI do Ato COTEPE/ICMS 06/08.

• Requisito XXVI – Armazenamento dos DAVs

O PAF-ECF deve disponibilizar:

• Para consulta, com possibilidade de gravação ou impressão, no estabelecimento usuário do ECF, os dados da movimentação de saídas de mercadorias e prestações de serviço, e, se for o caso, os dados dos Documentos Auxiliares de Venda, aos quais se refere o requisito VI, relativos ao mês em curso, ainda que esses dados estejam armazenados no servidor principal de controle central de banco de dados;

• Ao fisco, quando exigido, os dados da movimentação de saídas de mercadorias e prestações de serviço, e, se for o caso, os dados dos Documentos Auxiliares de Venda relativos aos últimos 5 (cinco) anos.

• Requisito XXVII – Atualização de Estoque

O PAF-ECF ou Retaguarda deve atualizar o banco de dados de estoque:

• Até o final de cada dia em que houve movimentação, disponibilizando a opção de atualização do banco de dados a qualquer momento, com consulta aos dados atualizados do estoque;

• Quando a condição normal de comunicação retornar, caso a rede de comunicação esteja inacessível no momento da atualização do estoque a que se refere o item 1 desse requisito.

• Requisito XXVIII – Atualização do Financeiro

O PAF-ECF e o SG devem garantir a emissão do documento fiscal para os casos em que haja repercussão no controle de estoque ou no controle financeiro.

• Requisito XXIX – Total diário de cada meio de pagamento

O PAF-ECF deve acumular e gravar em banco de dados o valor relativo ao total diário de cada meio de pagamento, por tipo de documento a que se refere o pagamento. Esses dados devem ser mantidos pelo prazo decadencial e prescricional estabelecido no Código Tributário Nacional.

• Requisito XXX – Impressão do Meio de Pagamentos

O PAF-ECF deve disponibilizar uma função que permita a impressão, pelo ECF, de Relatório Gerencial, selecionado por período de data inicial e final e denominado “MEIOS DE PAGAMENTO”. O relatório deve relacionar os valores acumulados e gravados no banco de dados e conter:

a) A identificação do meio de pagamento e, quando for o caso, do cartão de crédito, débito ou similar;

b) O tipo do documento a que se refere o pagamento;

c) O valor acumulado;

d) A data da acumulação; e

e) A soma individual de cada meio de pagamento referente ao período solicitado.

Requisito XXXI – Assinatura Digital dos arquivos gerados

O PAF-ECF deve assinar digitalmente os arquivos, gerando o registro tipo EAD, conforme disposto no item 7.4 dos Anexos III, IV, V e VII do Ato COTEPE ICMS 06/08 e no item 7.8 do Anexo VI do Ato COTEPE ICMS 06/08.

• Requisito XLIII – Assinatura Digital dos arquivos gerados

O PAF-ECF deve disponibilizar uma função que permita a impressão, pelo ECF, de Relatório Gerencial, denominado “IDENTIFICAÇÃO DO PAF-ECF”. Esse relatório deve conter as seguintes informações extraídas do Laudo de Análise Funcional do PAF-ECF:

a) Número do Laudo;

b) Identificação da empresa desenvolvedora com: CNPJ, Razão Social, endereço, telefone e nome da pessoa de contato; e

c) Identificação do PAF-ECF com: Nome comercial, Versão, Nome do principal arquivo executável, Código de Autenticação do principal arquivo executável (MD-5) e de outros arquivos utilizados e respectivos códigos MD-5.